【IT初心者向け記事】Googleドライブ(3)

前回のGoogleドライブ(2)では、マイクロソフトのWordに相当する「Googleドキュメント」を紹介しました。

複数のパソコンを使っている人や、スマホやタブレット等のモバイル機器を使う人にとって、このGoogleドキュメントで作ったデータを「共有」することができると、ものすごく便利です。

たとえばあるデータをパソコンで編集したとして、そのデータをスマホで見ると編集前のまま、となると、デバイス(機器)の数だけ、しかも全く同じ編集を繰り返さなければなりません。
その編集中に新たな変更が生じた場合、どれが最新だかわからなくなり、データとしての価値がなくなります。

「データはひとつにして常に最新にしておく」というのが管理の基本です。

これは、プロジェクトや会社組織などで複数の人間が関わる場合も同じです。
データに変更が加えられるたびに、関係者全員に最新版を配布するような管理方法をとっているケースも、たしかにあります。
ただこれは続けているうちに、いずれ誰が持っているのが最新版なのかわからなくなって、トラブルになるのがオチです。

この場合も「データはひとつにしてそれをシェアし、権限を与えられた人が編集する」というのが正しいやり方です。
さらに更新があった時に、誰が/いつ/どこを編集したのかがわかるような仕組みであれば、さらに正確かつ効率よく運用できます。

これができるのが(しかも無料で!)が、Googleドライブです。

…と、今回は紙面が尽きたので、次回こそは、Googleドライブの最も優れた機能、「作ったドキュメントを誰かと共有する」方法を紹介したいと思います。

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